SOUDAは「第2のホームページ」
導入された決め手を教えてください。
飯田様：情報発信の入り口を2つにできることが決め手ですね。免許を取るために教習所を探している方たちと、既に入校されている教習生の方たちに向けて1つのホームページに何でも載せてしまうと、情報量が多くなってしまいますよね。結果的に教習所を探している方が見るのをやめ、離脱してしまいます。
ー 確かに、たくさんの情報が載っていると欲しい情報がどこにあるのか分からなくなりますよね。
飯田様：アプリを使えば教習生活で日常的に必要な情報が1つに集約されるのでホームページがシンプルになり、教習所を探している方たちに当校の魅力がより伝わりやすくなると思い、導入を決めました。
SOUDA導入前の課題はありましたか？
飯田様：リアルタイムでの情報配信ができないことが課題と感じていました。
情報をすぐに配信したくても、その都度ホームページの更新依頼が必要です。
ホームページの更新はパソコンに詳しい職員が不在の場合はできないので、そこでタイムラグが発生します。
ホームページに必要な情報を載せても積極的に見に来ていただけない場合もあるので、教習生との情報共有に苦戦していましたね。
SOUDAを導入してからは手間無く情報をリアルタイムで配信できるようになり、パソコンに詳しくない職員でもメールを打つような感覚で配信できることが改善された点だと思います。
ー メールで情報を配信しても、迷惑メールになってしまったり、気づいてもらえないことがありますよね。私も教習所の受付で勤務していたのでよくわかります。教習生様から「見ていない」「届いてない」と言われてしまうこともよくありました。
大橋様：うちでもよくあります。教習生にメールを送ってもエラーで返ってくることもあるんですよね。
SOUDAでは防災対策の機能があります。御校で何か対策はされていましたか？
飯田様：防災マニュアルを作って対応するようにしていました。ですが、どうしても連絡手段が電話になるので結果的に職員や教習生からの電話が混在してしまい、いざとなった時の対応が大変だと感じていました。
ー 電話回線には限りがありますし、電話だと対応に追われてその他の対応ができなくなりますよね。
飯田様：今はアプリの中に安否確認機能があるので職員と教習生へ一斉に安否の確認が取れる仕組みが作れています。
こういったシステムは今までになかったので導入して良かったですね。
職員の方々から導入への理解は得られましたか？
飯田様：「スマホの操作が苦手な教習生でも使えるのか？」と心配する職員はいましたね。
ー 教習生様の年齢層もさまざまですしね。
飯田様：「簡単に操作ができる」と職員に理解してもらうことに少し時間が掛かりました。
管理画面の使い勝手はいかがですか？
内藤様：入力などの操作はしやすいです。普段パソコンやスマホを使っている方であれば問題なく操作できるのではないでしょうか。
ー 画面を見れば誰でも簡単に操作できるイメージでしょうか？
内藤様：そうですね。管理画面を見れば直感的に操作できますね。
教習生様からの反応はいかがでしょうか？
西浜様：教習生からは、学科の時間割表や学科練習問題のリンクなど、 教習生活で必要な情報が1つに集約されているのでとても分かりやすいと聞いています。
ー わざわざホームページを見に行ったり、受付まで行って聞かなくても済みますよね。
西浜様：そうですね。あとは、校内のルールを教習生へ配信することも度々ありますので、そういった情報が漏れなく伝えられることが教習生にとって便利だと感じていただいている部分ではないでしょうか。
SOUDAでは初回のみアプリの登録が必要です。登録していただくためにどのような取り組みをしていますか？
大橋様：受付での入校説明で受付職員がアプリについて説明しています。受付でお渡ししている入校案内の冊子の中に登録手順が載っているので、「その内容を見れば簡単に登録できますよ」と伝えています。
ー 受付での入校説明の時点でほとんどの方が登録されているということですね！
大橋様：はい。入校後にわざわざ新しい情報を見るためにホームページを見に行かなくても、アプリから必要な情報が得られるので楽だと感じている方が多いですね。皆さん積極的にアプリを登録していただいてます。
ー 受付での入校説明のほかにアプリの説明をするタイミングはありますか？
内藤様：入校説明の段階でほとんどの方が登録していただけるのですが、念の為オリエンテーションでも案内しています。オリエンテーション後の余った時間や休憩時間で登録していただいてます。
西浜様：受付での案内とオリエンテーションでの案内の2回で漏れなく周知できている状況ですね。
業務の省力化に繋がりましたか？
大橋様：はい。技能の予約の取り方や普段教習生活で必要な情報は「アプリを見れば分かりますよ」と言えるのでこちらとしても楽ですし、学科時間割表などのプリントをもう一度配ることが減りました。受付職員にとってはとてもうれしいことです。入校説明時に伝えたことは全てアプリの中に入っているんですよ。
西浜様：必要な情報をアプリ内に表示させることで、よくあるような「言った、言ってない」などのやりとりも減ってきましたね。
ー 「言った、言ってない」ってよくありますよね。私が教習所に勤めていた頃もよくありました。
さいごに。SOUDAをご検討中の教習所様にメッセージを。
大橋様：お客様にとっても私たち職員にとってもメリットに感じる部分がたくさんあります。「アプリを見れば分かります」と伝えることができるので受付での説明の時間も短縮できます。
それによって他のお客様の対応に早く回れるので利便性を感じています。
飯田様： 導入に対して私自身も最初は不安でした。実際に情報伝達がきちんとできるのか、アプリを入れてはみたものの実際に利用していただけるのか、と考えていましたが結果として運用がうまくいきました。
他にはない新しいものなのでハードルはあるかもしれませんが、実際に導入してみると業務効率は上がります。試してみる価値はあると強く思います。
SOUDAは「第2のホームページ」という感覚ですね。
ー 飯田様、内藤様、大橋様、西浜様本日はありがとうございました！
取材を終えて
役職や所属部署に関わらず自由に意見を交換し合える、「お客様目線」の対応が魅力的な青葉自動車学校様。
訪問中は、すれ違うどの職員の方も笑顔でご挨拶していただき、終始和やかな雰囲気で取材が終了。
今回の取材を通して青葉自動車学校様の教習生様へのサービス向上に対する強い想いを感じることができた。
青葉自動車学校
横浜市青葉区の閑静な住宅街にある指定自動車学校。東急田園都市線「藤が丘」駅から徒歩約7分。
地域に密着した交通安全センターとして地元の小学校を対象とした交通安全教室や自転車教室、青葉ハッピーバス（地域の高齢者の方達が当校のスクールバスを無料でご利用頂けるサービス）の運行。
毎年恒例の学校イベント「青葉祭」では5,000人以上の来場者でにぎわい、地域の活性化に取り組んでいる。
住所：神奈川県横浜市青葉区藤が丘1-23-14
青葉自動車学校公式サイト