株式会社ジーズコンサルティングは「企業の採用成功」を支援する【HR事業】を主軸に、「就職活動中の学生へキャリア指導」を行う【就活支援事業】、自動車教習所専用スマホアプリ「SOUDA（ソウダ）」の開発運営を行う【IT事業】の3つの事業を展開している会社です。
【HR事業】では新卒採用支援サービスを提供しており、その１つが採用業務代行です。クライアント様のご要望に合わせてさまざまな業務に対応します。
採用担当者様に代わって日々の細かな採用事務業務に従事する弊社スタッフたち。
今回は3名のスタッフにインタビューを実施。仕事へのこだわりや想い・今後の目標を語っていただきました。
3名のスタッフにインタビューしました！
林 喜重子
新卒入社。RPOチーム所属。現在はRPOチームのチーム長を務める傍ら、自社の中途採用を担う。マイブームはドライブ＆動画鑑賞。
土井 渓介
中途入社。RPOチーム所属。前職では、IT業界で運用アシスタント、人材業界で営業事務やサービス導入オペレーターに従事。マイブームは動画鑑賞＆山登り。
服部 小春
中途入社。RPOチーム所属。前職では、レストラン・ブライダル業界でレセプション・サービスに従事。マイブームは喫茶店巡り。
お客様と求職者を繋ぐために私たちが取り組むこと
後藤：本日はよろしくお願いします。早速ですが、まずは現在の業務について教えてください。
服部：さまざまな業務を行っていますが、例えば面接の日程調整を行う場合は、まずお客様に候補日程を共有いただきます。その内容を就職サイトの予約フォームへ反映したり、個別にメールでご案内します。 採用管理システムから対象者を抽出して送ることもありますね。
また、ご契約内容によって、期日までに応募者からの回答がない場合は電話対応も行います。1人でも多くの方に選考へ参加してもらいたいので、その場で調整できた時は嬉しいです！その他にも、予約者リストの提出を行うこともあります。
土井：新卒採用を行っているお客様をメインで担当しています。大きく3つの業務を行っています。1つ目はオファーの配信です。近年、ナビサイトだけでなくスカウトサイトを併用し、早期選考に力を入れているお客様が増えています。ターゲット学生とお客様との縁を繋ぐため、配信計画に基づいてコンスタントに配信を行っています。
2つ目はメールや電話対応です。当社ではお客様毎に専用回線とメールアドレスを作成します。お問い合わせは当社宛に届きますので、企業様の「顔」として誠心誠意対応しています。
3つ目は選考の進捗管理・報告です。説明会・選考の予約状況や出欠確認、ステータスの更新、全体の選考状況をまとめます。その後、日報としてお客様へ報告を行っています。
林：2人が挙げてくれた業務以外にも様々な業務を行っています。お客様によっては、応募者情報の更新だけでなく、実際に選考の合否連絡や内定出しまで対応することもあります。私たちの対応で応募者の方の選考結果が決まるので、ミスがないよう緊張感を持って、入念に確認したうえで対応しています。
後藤：なるほど。業務が選考結果に直接関わるものも多いのですね。
林：はい、そうですね。先ほどお伝えした通りで慎重かつスピード感を求められますので、主担当・副担当とで密にコミュニケーションを取っています。確認もWチェック体制で行っています。
多忙な人事の方との連絡は簡潔に、丁寧に、がモットー
後藤：お客様と連携する際に、何か工夫していることはありますか？
服部： メールで報告する際は文章を短く簡潔に伝えることを意識しています。また、文面が長くなりそうな時や文面だけでは伝わりにくいと感じた時は必ず電話もします。
人事の方は説明会や面接、時には他の部署を兼務されている方もいらっしゃいます。スケジュールが立て込んでいる中で対応してくださっているので、この2点に気を付けています。
土井：お客様より「○○の操作方法を教えてください」と質問いただくことがあります。そんな時は、利用している管理ツールや就職サイトの機能面に関して、分かりやすい表現にかみ砕いて説明することを心掛けています。電話だけで伝わりにくい場合は、WEBミーティング機能を活用し、画面を共有しながらお伝えすることもあります。
林：コミュニケーションをしっかり取ることです。お客様に代わって応募者対応をしているので、思い込みで勝手に判断して対応するのではなく、必ず確認します。 日程変更やキャンセル連絡など急を要する場合は直接お電話したり、報告はメールのみで完結に報告したりと内容によって用途を分けてご連絡しています。
応募者の方が安心して選考に臨んでいただける環境をつくる
後藤：お客様目線に立って、工夫されているのですね。応募者の方に対してはいかがですか？
服部：ある企業の内定者の方から、内定承諾のメールをいただいた際に、『事務局の方にも大変良くしていただいた』と一言添えられていたことがありました。評価していただけて、とても嬉しかったです。
それと同時に、応募者の方からは採用担当の一人として見られていると改めて実感しました。これからも一つ一つのやりとりに気を配ることを心掛けます。
土井：あいまいな表現を避けることです。
例えば、説明会へ予約してくれた学生に「説明会の詳細は説明会開催までにお知らせします」と伝えた場合、具体的な日にちが分からない学生は不安に感じてしまいます。日程に限らず、応募者の方に伝えておくべき事項は予めお客様と最大限すり合わせたうえで明確に伝えることを心掛けています。
林：不安を和らげることです。
例えば、学生から選考日程やスケジュール変更などの問い合わせが来ることがあります。
日程調整についてはどうしても私たちの一存では分かりかねるため、お客様へ確認が必要になります。折り返しを待つ間に学生が不安にならないよう、「ご連絡ありがとうございます。ただいま担当者に確認しておりますのでお待ちください」など、まずは迅速にフォローメッセージをお送りします。返答はその日中にすることで、お客様・学生双方に配慮した対応を心掛けています。
お客様からの評価が私たちの「やりがい」
後藤：皆さんの心配りはきっと応募者の方に伝わっていると思います。実際、服部さんはメッセージもいただいてますし。小さなきっかけが大きな成果に繋がっているのですね。
続きまして、お客様との印象的なエピソードがあれば教えてください。
服部：お客様から『服部さんなら任せられるよ』と言っていただいたことがあります。今でもこの言葉が支えになっています！
土井：採用活動が活発化な時期に、応募者管理シートをチェックしていたところ、選考進捗が滞っている学生が何名かいました。こちらをお客様にお伝えしたところ、「ここは気付かなかったです、さすがですね！」と褒めていただけました。嬉しかったですね。
林：複数職種の採用をおこなっているお客様を担当しているのですが、職種によって担当者が異なるため、全職種で共通のこと・職種によって異なることがありました。
担当者様の間でも情報の共有が行き届かず、混乱される場面がありました。
その際には、弊社で情報の整理をして内容をまとめ、全ての担当者様へ一斉に情報の共有を行い、情報の統一を図りました。
その後は混乱することなく、スムーズに対応ができるようになりました。
後藤：細やかなフォローやスムーズな運用を目指して主体的に取り組む姿が、お客様との信頼関係に繋がっているのですね！
質の良いサポートをお客様に提供するための体制づくり
後藤：複数のお客様・複雑な業務を滞りなく遂行するために大切にしていることを教えてください。
林：アプリのアラート機能を活用したり、タスク管理ツールを利用して、抜け漏れが無いようにします。また、当社では1社につき必ず2名のスタッフが担当に就きます。両名で業務の全容や対応方法を共有します。一人が理解していることをもう一人が理解できていないと、お客様からの質問時や応募者対応に差が出てしまうと、信用を失う事態になりかねないので、この点は徹底しています。
「アイデア思考で期待を超え続ける。」ために
後藤：最後に、「ココは競合他社に負けない！」という強みを教えてください。
服部：迅速に柔軟な対応ができるところです。弊社の場合は業務単位ではなく、お客様単位でサポートを行っています。このメリットは、一貫して業務を把握し対応できるところです。業務が分断されていないので、安心していただけると思います。また、営業とRPOが同フロアで勤務しているので、少し判断に悩んだ時は、担当営業にすぐ相談し対応しています。ここはお客様にも安心していただける点ではないでしょうか。
土井：きめ細かい点まで気付くことができる洞察力です。
スタッフ個々人が細かな点まで気付き、お客様へ共有したり、応募者対応を行っている姿を毎日みていますので、この点は強みだと思います。
林：お客様に寄り添った対応です。
「作業としてこなす」のではなく、お客様と伴走しながら同じ方向を向いて、採用成功を目指すというマインドは他社には負けないと思っています。
私たちからも直接連絡を行い、現在の学生の動きや温度感を伝えることを大切にしています。ここから改善案が生まれたり、芳しくない状況が好転した経験もあります！
後藤：林さん、服部さん、土井さん本日はありがとうございました！
ー 編集後記 ー
スタッフたちが日頃、どんな想いを持って業務に従事しているのか。普段語られることのない一面をインタビューを通じて垣間見ることができた。彼、彼女らのミッションは滞りない業務遂行にとどまらない。なぜならその先の＜採用成功＞を見据えているから。ゴールテープを切るまで伴走しアイデアを凝らして走り続ける。今後も3人の活躍から目が離せない。
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