avatar
健名 正浩
株式会社ジーズコンサルティング RPO部 マネージャーの健名(けんめい)です。企業の人事担当者様の採用活動を裏で支える当社の社員による、ランチ座談会の様子をお伝えします。

RPO(Recruitment Process Outsourcing)とは?
採用活動を行う上で必要な会社説明会や面接の日程調整、応募者からのお問い合わせや相談(電話やメール)などの対応を代わりに行う仕事。
採用に関わる企業の人事担当者が1人でも多くの応募者と接する機会を作り出すことが目的。

RPO部 メンバー紹介

avatar
豊増 悠里
担当するお客様ごとに案件が異なるので、臨機応変かつ柔軟な対応が求められます。お客様からの「いつもありがとう」の言葉が私の原動力です。
avatar
結城 愛
前職でも採用業界にいたため、これまで培った知識と経験を活かして自分だからこその「気づき」をお客様に発信しています。
avatar
林 喜重子
入社2年目です。応募者との年齢が近い分、応募者の気持ちに寄り添った対応が私の強みです。お客様からの期待に沿えるよう「昨日の自分より良い対応」を心掛けています。
avatar
吉岡 麻里
グループ会社(GSC株式会社)と兼任で採用のお手伝いをしています。たくさんの応募者と触れ合う機会が増え、毎日が刺激的です。

業務上で大切にしていること

豊増
担当営業との「報連相」を大事にしています。業務を進めていく上で現状困っていることを相談したり、お客様とのやり取りも随時共有したりしています。とにかく些細なことも含めて報連相は意識していますね。あとは週に一度、業務ミーティングもしています。


特に今は新型コロナウイルス拡大の影響で応募者に案内する内容が日々変化するので、業務ミーティングは欠かせないですよね。

結城
私は自分がお客様の人事担当者の一員だと思って取り組んでいます。応募者にとっては私を人事担当の1人だと認識して接してくれているのでそこは強く意識しています。


そう思って取り組んでいると自然と責任感も増しますよね。
応募者の目に触れるメッセージ文面や、WEBサイト上に掲載する説明会の日程登録業務は特に注意深く対応するようにしています。作業が完了しても必ず第三者に確認を取り、問題がないか確かめてから公開するようにしています。

吉岡
「だろう運転」(思い込み)じゃなくて「かもしれない運転」(事前予測)は大事。私は前職で思い込みによる失敗をした経験があるので。お客様や応募者に迷惑をかけてしまうことのないように業務完了後の確認は何より大事にしていきたいですね。

toyomasu
▲「社内の担当営業との連携を強化」(豊増)

ロボット(自動化)メリットとデメリット

豊増
応募者のエントリー状況やデータ集計にロボットを活用しています。
メリットは、ロボットで時間短縮した分の時間をお客様や応募者へのより効果的な対応を考える時間に使っています。デメリットは、全ての業務を任せられるわけではないところですね。例えば、応募者からのお問合せやご相談はロボットではなく直接人が関わった方が応募者に安心していただける場合が多いです。

結城
私も手作業で行っていた以前と比べて一部の業務を自動化させたことで、作業時間が半分以上短縮されているので助かっています。
まだロボットを活用できていない業務でも積極的に取り入れていきたいです。


普段はとても便利ですが、たまにエラーが出ることがあります。その時は手動で対応しています。そこを踏まえるとまだ全てをロボットに任せるのは怖いです。

吉岡
結局全てをロボットに委ねるのではなくて、人とロボットが適する業務を見極めながら作業することがベストかもしれませんね。

架電業務で心掛けていること

結城
担当する業種によって話し方に変化をつけています。例えば金融系の企業様だと言葉遣いをフォーマルに、飲食系だと親しみを込めてカジュアルな言葉遣いに。もちろん事前に社内の担当営業に確認を取った上で行っています。


私は通常よりも声のトーンを上げること、ゆっくり話すことを意識しています。インターンをしていた時に、先輩から「話し方が早い」とよく指摘を受けていました。結局何が言いたいのかが応募者に伝わらなければ意味が無いので、そこは継続して意識しています。

hayashi
▲「応募者に寄り添った話し方が大切」(林)

吉岡
確かにその時は問題なく対応できているつもりでも、自分の声を録音して後で聞いてみると、聞き取りづらい部分や声が低めだと思ったより怖い印象になることもありますよね。

豊増
あとは応募者に対して自信を持って話すことは大事だと思います。応募者はただでさえ不安な中、就職活動をしてるので。応募者が安心して就職活動していただけるように、自信を持って話すことは常に心掛けています。

吉岡
お客様や応募者の気持ちに寄り添った対応は今後も続けていきたいですね。
withコロナ時代には特に心掛けていかなければいけないことだと思います。

失敗から学んだこと


その日に行う予定の業務が溢れてしまい、一人で抱え込んでしまった結果、完了するまでの対応に時間が掛かってしまったことがあります。
改善策として、必ず自分から上長や他メンバーに現在の進捗を共有して必要があれば他のメンバーにフォローをお願いして対応に時間が掛からない環境を作っています。

結城
お客様と電話でやりとりした時の内容が、後になって「言った言わない」になり、認識のズレで困った経験があります。防止策として、電話後は「話した内容をまとめたメールを送る」と自分の中でルールを決めましたね。以降はお客様との認識のズレは大幅に減りました。

yuki2
▲「メールと電話の両方でお客様との認識のズレを防止」(結城)

豊増
私は過去に応募者からの連絡をお客様に伝えるタイミングが遅くなり、結果的に応募者にご迷惑をお掛けしてしまったことがありました。対応に遅れが出ると、それが原因で最悪の場合辞退になりかねないので。私たちはお客様と応募者とのパイプ役なので、応募者からの連絡は1秒でも早くお客様にお伝えするように意識しています。

吉岡
日々お客様や応募者への対応がある中で、今自分がすべき対応の優先順位を常に考えるべきですよね。応募者が今後の選考に進むか否かは私たちの対応にかかっていると思うので。お客様の採用成功のためにも私たちがどれだけ迅速に対応するかが鍵になると思います。

実務担当の”顔が見える”安心感


お客様にとっても実際に実務を行う私たちの顔を知らないまま開始となると、少なからず「名前しか知らない人に任せて大丈夫かな?」「そもそもどんな人だろう?」と疑問を抱くお客様も中にはいらっしゃると思います。

結城
採用活動を共にする一員として、個人プレーでは成し遂げられない仕事だからこそ、実際に顔を合わせて接触する機会は大切

豊増
最初にお客様としっかりコミュニケーションが取れていれば、急な依頼や要件が発生しても連携を取りながらスムーズに対応できますよね。

吉岡
お客様から「一緒に仕事をしている一員」と認めていただいている瞬間って何にも代えられない喜びですし、よりお客様の期待に応えたいと感じます。

RPOのやりがい


対応した応募者が次年度に元気で働いていると知った瞬間ですね。私自身のやりがいにもつながりますし、結果的にお客様の採用活動成功にもつながるのでWin-Winな関係が築けていると思います。

結城
自分の意見がお客様に受け入れられた時にやりがいを感じます。日々応募者と密に関わっているからこそ感じる気づきをお客様に共有したり、実務の部分でつまずいた時は改善策を直接お客様に提案したりします。お客様から「気づいてくれてありがとう」と言っていただけると本当に嬉しいですね。

豊増
私の知らないところでお客様からお褒めの言葉をいただいた時です。後で社内の担当営業から聞くと、不在の時も気にかけてくださっているんだと感じて嬉しさが込み上げます。

吉岡
私たちが行う一つ一つの対応がお客様の信頼と期待に直結していると感じますし、お客様や応募者に対してのきめ細かい対応が採用成功につながると思います。

yoshioka
▲ 「きめ細かい対応が採用成功につながる」(吉岡)

株式会社 ジーズコンサルティング
2008年の創業以来、新卒・中途採用のコンサルティングやアウトソーシング、その他採用ツールの制作や新入社員研修など幅広く対応。大手からベンチャーまで、さまざまな企業様の採用支援に携わる。”アイデア思考で期待を超え続ける”を企業理念に置き「第2の採用担当」として、効果的な採用手法をご提案。

住所:東京都渋谷区神宮前6-19-13 J-6ビル7階
株式会社 ジーズコンサルティング(公式サイト)